Email-etikett, 2015: az emailezés 20 illemszabálya

Email-etikett, 2015: az emailezés 20 illemszabálya

Ha tetszett ez a cikk, oszd meg barátaiddal, ismerőseiddel!

E

Ezeket az alapelveket érdemes figyelembe venned, ha bármilyen eszközről emailezel.

1. Minél rövidebb, annál jobb.

Tisztelnünk kell mások idejét: ne hagyjuk, hogy neki kelljen kibogarásznia a szöveghalmazunkból a mondanivalónk lényegét. Amit nem muszáj beleírnunk a levélbe, azt linkeljük be külső forrásból vagy csatoljuk egy doksiban, vagy jelezzük, hogy lejjebb görgetve olvashatják a részleteket.

2. Mérlegelj, hogy mikor használod a "válasz mindenkinek" gombot.

Érdemes figyelni arra, hogy körlevelezés esetén ne csak a feladónak válaszolj (kivéve, ha ez a szándékod).

3. Soha ne hagyd üresen a "tárgy" mezőt.

És amit beleírunk, az szóljon arról, ami a levélben van. Ezzel is rengeteg energiát spórolunk meg a címzetteknek. Ne restelljünk átírni a tárgyat, ha megváltozott a levelezés topikja.

4. Hozd fel a régen elsüllyedt emailt...

...ha konkrétan ugyanazt a témát szeretnénk újra feleleveníteni. Így a levelezőpartnereink is könnyen fel tudják frissíteni az előzményeket.

Olvasd el ezt is!

5. A megszólítás és az aláírás még nem ment ki a divatból.

Nyugodtan nyissuk és zárjuk a leveleinket a jól bevált módon. Ami működik, azon miért kellene változtatnunk?

6. Ne használd úton-útfélen a "sürgős" és "fontos" címkéket, beállításokat.

A legtöbb emailező már amúgyis immunis ezekre. Minél kifejezőbb a levél tárgya, annál valószínűbb, hogy elolvassák és reagálnak is rá.

7. Formázás csak a szükséges mértékben.

Ha puccos betűtípust vagy csini, mintás háttért használunk az emailjeinkben, nehezebb (lassabb)lesz a címzett gépének letölteni és olvasni azokat. Ráadásul az ilyen emailek kevésbé áttekinthetők. Az emailhez hasonló gyors üzenetekben az egyforma formátum a nyerő.

8. Vigyázz a nagy méretű csatolmányokkal.

Ma már a legtöbb emailező tudja, hogy 40MB-os fotóalbumot nem feltétlenül email csatolmányában kell elküldeni. Aki még nem használja aDropbox vagy a Mammutmail jellegű nagy fájlok megosztására kifejlesztett alkalmazásokat, annak javasoljuk, hogy kezdjen ismerkedni velük.

9. Védd a címzettjeid identitását.

Ha sok tucat ismerősünknek küldünk például meghívót, tegyük a címzetteket a bcc mezőbe, ahol nem láthatják egymást. A címzettek tömege az olvasást is nehezíti.

10. CSAK SEMMI CSUPA NAGYBETŰ ÉS SOK FELKIÁLTÓJEL!!!!!!

Ezek olyan hatást keltenek, mintha kiabálnál a címzettel. A túl sok szmájli vagy emoji is kerülendő.

11. Ha figyelmeztető emailt kapsz egy látszólag ismerős szolgáltatótól...

...ne kövesd az utasításait, amíg meg nem győződtél róla, hogy nem hoax (valószínűleg az).

12. A helyesírás és a nyelvhelyesség sem ment ki a divatból.

Tényleg nem. Próbálj meg minél jobban ügyelni ezekre a szempontokra, például helyesírás-ellenőrzőt használni (ez az okostelefonokban is van). Most szólunk, hogy az egyenlőre és a hírdetmény szavak helytelenek.Viszont: beszólogatni más emailezők helyesírási hibáira udvariatlanság.

13. Ha választ várnak, válaszolj.

Ha nem érsz rá válaszolni, írd meg, hogy nem érsz rá. És hogy mikor várható a részedről érdemi reakció. (Ha az exed zaklat, akkor ez a szabály nem érvényes.)

14. A zaklatókat és a spamelőket nyugodtan tiltsd le.

Vannak erre kifejlesztett szűrők. A te időd is ugyanolyan értékes, mint mindenki másé, nem beszélve az integritásodról.

15. Ha indulatos vagy, aludj rá egyet.

Soha ne küldj érzelmi kitöréseket emailben. Ezek nagyon könnyen félreérthetők. Már eltelt 5 perc a dührohamod óta, és úgy érzed, képes vagy higgadt emailre? Nem, nem vagy képes. Írd meg az emailt, de ne küldd el (ha lehet), térj vissza rá másnap. Valószínűleg a következő reggel ki fogod dobni az egészet és kezded elölről.

16. Mobilról kockázatosabb

Az autokorrekt beállítás miatt, amiatt, hogy nehezebb megnézni az előzményeket, egyben látni a sok megnyitott ablakot és alkalmazást, nem beszélve az ékezetek sokfélesègérôl... Az igazán fontos emaileket a laptopodról küldd.

17. Ha közösségi oldalon küldesz privát üzenetet...

...számíts rá, hogy a címzett nem olvassa el. Nem mindenki olvassa az ilyen üzeneteit. Ne vedd udvariatlanságnak: van, aki csak egy másik fajta emailt használ.

18. Rövidítsd le a linkeket.

Használj bit.ly vagy goo.gl alkalmazások által rövidített linkeket, hogy megkíméld az olvasókat a három-négy sor hosszúságú url-ektől.

19. FYI:érdemes tudatnod a címzettel, hogy nem még egy feladatot adsz neki, csak tájékoztatod.

Amelyik címzettnek nincs tevőleges dolga az általad küldött információval, azt tedd a cc: mezőbe. Ha az emailben olyan tartalom (is) szerepel, amely nem feladat, csak nem árt, ha tudják, akkor használd a FYI (for your information) rövidítést.

20. Mindig olvasd át még egyszer, mielőtt elküldenéd.

Van olyan emailezőrendszer, amelyben az elküldött emaileket pár másodpercen belül még vissza lehet vonni. Ha ilyet használsz, akkor is: nem lehetsz elég óvatos! Biztos, hogy mindenki szerepel a címzettek között, akinek az emailt szánod? Biztos, hogy csak ők szerepelnek? Csatoltad a fájlt, amit küldeni akarsz? Rengeteg buktató lehet. Még egyszer: nem lehetsz elég óvatos.

Fotók: Europress / Getty Images, giphy.com

Tovább olvasok
7 híres ember, aki súlyos autóbalesetet élt túl

Egy baleset örökre megváltoztathatja egy ember életét. A fizikai és a lelki sérülések örökre megmaradnak. Vannak hírességek, akik átélték az autóbalesetek borzalmát, de képesek voltak az újrakezdésre.

Tizenkét idézet a takarításról, annak minden öröméről és nyűgéről

2019-ben szeptember 21-ére esik a takarítás világnapja. Már csak ezért is...

3 húsmentes meleg saláta az ősz jegyében

Az egyik kedvenc elfoglaltságunk őszi estékre: pokróccal és finomságokkal körbe véve magunkat sorozatot nézni a kanapén. Ilyenkor persze nem árt, ha nem csak finomak, de egészségesek is azok a harapnivalók.

Variációk bundáskenyérre: öt frappáns megoldás

Imádjuk reggelire, vacsorára, édesen és sósan, bő olajban kisütve és sütőben sülve, de próbáltad már megtöltve, rétegezve, vagy épp feltekerve?

Tanítsd meg a gyereked, hogyan nyugtathatja meg magát – 5 tipp

A gyerekeket ma rengeteg külső inger éri, sok irányban kell megfelelniük, ebbe pedig gyorsan belefáradnak. A relaxáció hatására képesek lesznek megnyugodni, energiával töltődnek fel, egészségesek maradnak, bónuszként pedig felnőttkori stresszhelyzetekben is előkaphatják majd ezt a megoldókulcsot. Íme, néhány egymásra épülő lépés a relaxáció felé:

Több hónapig küzdöttem a lefolyódugulással, végül négy hiperegyszerű, filléres ötlet oldotta meg

Duguláselhárító szakember, klór, nátriumhidroxid és még ki tudja, milyen vegyi összetevők – igen, én is jártam már itt. De hasztalanul: a mosdókagylómból több fordulónyi bolti vegyszer után sem volt hajlandó eltávozni a (meglehetősen koszos) víz. Egyre nagyobb bajban voltam, mert vendégek jöttek – ők mégsem láthatják ezt a förmedvényt a fürdőszobámban! Aztán kicsit beletúrtam az internetbe és megvilágosodtam.

Hamarabb is fel lehet dolgozni a szakítást, mint elsőre gondolnád

Mint oly sok minden más, ez is fejben dől el, még ha ez az érzelmek viharában először furcsán is hangzik.

Kövess minket

ÉVA Magazin
ÉVA Magazin
ÉVA Magazin
ÉVA Magazin
ÉVA Magazin
ÉVA Magazin
ÉVA Magazin
ÉVA Magazin
ÉVA Magazin
ÉVA Magazin

Nem kell választanod! Két kedvenc magazinodat most egy áráért kapod meg. Fél év (5 lapszám) Éva + ajándék fél év (5 lapszám) InStyle 7950 Ft helyett 3180 Ft

Csak 3180 Ft

Weboldalunkon cookie-kat használunk annak érdekében, hogy jobban megismerjük a felhasználói viselkedést és érdeklődést, valamint ezek segítségével személyre szabjuk és javítsuk a reklámokat. Weboldalunk használatával ezen feltételeket ön automatikusan elfogdja. További információkat az adatkezelési tájékoztatóban olvashat.
Megértettem