Ez a cikk az Éva egy korábbi számában jelent meg.

Az Egyesült Államok egykori elnöke, Eisenhower híres mondása szerint „ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős, az ritkán fontos”. Mégis sokszor nehezünkre esik különbséget tenni a kettő között, ami nem csoda, hiszen – Douglas Rushkoff megfogalmazása szerint – a ma embere a jelensokkban él: csak úgy zúdul ránk az információ, „minden most történik”, és látszólag minden azonos súllyal esik a latba. Pedig a fontosnak és a sürgősnek mindenféle kombinációja létezik: ezt ábrázolja az úgynevezett Eisenhower döntési modell (amelyből Stephen Covey készített mátrixot). Megmutatjuk, melyik kategóriába tartozó feladataidra mennyi időt érdemes szánnod, és így sokkal hatékonyabban rendet vághatsz majd a dolgaid között.

Szóval csak eszerint kell kategorizálnod a feladataidat: fontos vagy sürgős? Esetleg mindkettő? Netán egyik se?

Még könnyebb dolgod lesz, ha letöltöd az alábbi link alatt található táblázatot:

1.

Fontos és sürgős feladatok

Hosszú távú céljaiddal, az általad vallott legfontosabb értékekkel kapcsolatosak, és azonnali figyelmet igényelnek.

Tipikusan: krízisek, problémák, határidők.

Például: bizonyos e-mailek (állásajánlatok, a főnököd kérése) • adóbevallás • államvizsga • közeli hozzátartozód kórházba kerül • telefonhívás a gyereked osztályfőnökétől, hogy azonnal menj be, mert van egy kis megbeszélnivalótok • defektet kapsz • elromlik valami a lakásban.

Egy kicsivel több szervezéssel és tervezéssel az 1-es mezőbe tartozó ügyek egy részénél elkerülhető lenne, hogy a körmödre égjenek, vagyis hogy a fontos dolgok egyben sürgőssé is váljanak. Mi lenne, ha az adóbevallásodat már egy héttel korábban, kényelmesen, stresszmentesen elkészítenéd? Vagy ha nem várnád meg, amíg szétesik a ház, hanem folyamatosan elvégeznéd a kisebb-nagyobb javításokat? És már itt is vagyunk a 2-es mezőben, ahol érdemes lenne több időt tölteni.

2.

Nem sürgős, de fontos dolgok

Szorosan kapcsolódnak az élet nagy feladataihoz, ugyanakkor nem ketyeg semmiféle határidő, hogy elvégezd őket.

Tipikusan: az emberi kapcsolatok, a jövőtervezés, önmagad fejlesztésének területe.

Például: a heted megtervezése • edzés • családi idő • elmélyülni egy könyvben • részt venni egy kurzuson • a hobbid • meditáció • a lakásod, kocsid stb. állapotának felügyelete.

Ezek azok a dolgok, amelyek mélyen elégedetté és teljessé tesznek, és sikerélményt nyújtanak. Ezzel együtt valószínűleg te sem töltesz túl sok időt ilyesmivel, többek között esetleg azért, mert nem tudod, mi is igazán fontos neked. Érdemes rászánni egy kis időt arra, hogy átgondold: mik a főbb életcéljaid? Mi tesz igazán boldoggá? Mik a legfőbb értékek számodra? Mivel a sürgős teendők állandóan stresszelnek, a fontos, de nem sürgős ügyek jó eséllyel állandóan a „majd egyszer”-listán maradnak. Nincs mit tenni, be kell tervezned ezeket is a naptáradba, mintha külső kényszer hatására tennéd.

3.

Sürgős, de nem fontos feladatok

Azonnali figyelmet igényelnek, de nem kapcsolódnak szorosan a missziódhoz, életfeladatodhoz.

Tipikusan: amikor mások odajönnek és megzavarnak egy-egy sztorival vagy kéréssel; apró-cseprő ügyek, amiket el kell végezni, de (szinte) mindegy, hogy ki csinálja.

Például: telefonhívások • sms-ek • e-mailek (néhány kivétellel) • üres csevejek • szürke háttérmunka.

Hát nem döbbenetes, hogy (Covey szerint) ennek a mezőnek a feladataival töltjük a legtöbb időnket? És közben még az a csalóka érzésünk is megvan, hogy fontos dologgal foglalkozunk – hát persze, csak nem a mi számunkra, hanem mások számára fontos dolgokkal. Nem azt mondjuk, hogy ne segíts másoknak, csak közben ne veszítsd szem elől a saját prioritásaidat. Túl kedves vagy? Mindent elvállalsz? Másokat magad elé sorolsz? Itt az ideje, hogy megtanulj nemet mondani. Nem tudod kiosztani a feladatokat? Akkor meg kell tanulnod delegálni őket!

Nem sürgős és nem fontos feladatok

Nos, ezek azok a sokszor teljesen felesleges és időrabló dolgok, amelyeket mégis sokat csinálunk, pedig sem határidő nem kényszerít, sem a komolyabb céljainkhoz nem kapcsolódnak.

4.

Nos, ezek azok a sokszor teljesen felesleges és időrabló dolgok, amelyeket mégis sokat csinálunk, pedig sem határidő nem kényszerít, sem a komolyabb céljainkhoz nem kapcsolódnak.

Nem sürgős és nem fontos feladatok

Tipikusan: a kütyükön lógni.

Például: a neten szörfölni • a tévét bambulni • videójátékokat játszani • a közösségi médiát pörgetni.

Ha valaki monitorozná, mennyi időt töltesz ilyesmivel, bizonyára megdöbbennél (csodálkoznánk, ha nem létezne erre is egy app). Senki nem mondja, hogy ezentúl iktass ki minden ilyesmit az életedből. Csak éppen hasznos lenne, ha kijelölnéd az időpontját és az időtartamát.

Összegzés

Ha legközelebb egy feladat tornyosul eléd, kérdezd meg magadtól: azért csinálom, mert fontos, vagy csupán azért, mert sürgős? Tölts több időt a 2-es mező feladataival, és hamarosan átjár majd a nyugalom és az életed feletti kontroll érzése. Mellesleg ezzel megelőzhetsz egy csomó, stresszelő 1-es típusú feladatot, és kiegyensúlyozhatod a 3-as típusú piszlicsáré feladatokat. Engedd meg magadnak – de csak szigorú keretek között – a 4-es mező „bűnös élvezet” tevékenységeit: megdolgoztál ezért.

Nézd meg ezeket az idézeteket is a time managementről: