Így nullázd le az emailes inboxodat minden áldott nap: 8 tipp

Így nullázd le az emailes inboxodat minden áldott nap: 8 tipp
Forrás: Instagram

Ha tetszett ez a cikk, oszd meg barátaiddal, ismerőseiddel!

V

Veled is előfordult már, hogy elúszott az egész napod az emailezés következtében és úgy érzed, semmi lényegeset nem vittél véghez? Segítünk tudatosabban kezelni a postafiókodat.

Naponta több tucat vagy akár több száz emailt kapunk, és ezek többsége nemcsak elolvasásra való, hanem konkrét cselekvést is igényel. Van olyan, amire elég egy gyors “oké” válasz, és léteznek olyan emailek, amelyekben megoldandó probléma található, és ez eddig nem szerepelt a napi todo listádban. De hogyan lehet így dolgozni?

Kép

Egy Amerikában végzett kutatás szerint az emberek a munkaidejük átlagosan 28 százalékát töltik emailezéssel, egy másik szerint akár 6-7 óra is elmegy azzal egy nap, hogy valaki emaileket olvas. Ez egy héten akár 30-35 óra, ha csak a munkanapokat számoljuk – és egy évben? Nem kell kenni-vágni a matekot ahhoz, hogy lássuk, mennyi időnk megy el az emailek (és Facebook-üzenetek) olvasgatásával, az azokra való válaszolgatással. Az emailezés valódi teher, elveszi az időnket a valódi munkától, csökkenti a produktivitásunkat, kiváltképp akkor, ha valamiért arra kényszerülünk, hogy minden újabb levél érkezésekor rezgésre legyen állítva a telefonunk.

Szóval az Inbox Zero, a nulla beérkező levél állapota sokunk számára csak álom. Nem is mindenkinél működik, hogy tényleg minden este azzal a megkönnyebbült tudattal térjen nyugovóra, hogy üres az inboxa. Nem lesz mindenki produktívabb tőle. De azért jó lenne, vagy nem? Szóval itt egy sor tipp arra, hogyan nullázzuk le a beérkező üzeneteink mappáját nap mint nap:

Olvasd el ezt is!

1. Az email-címeidre érkező valamennyi leveleket egyazon postafiókba irányítsd át

A gmail-ben például azt is beállíthatod, hogy ettől még a céges email-címed szerepeljen a válaszod feladójaként.

Kép

2. Töröld – Végezd el – Delegáld – Iktasd

Szortírozd az emailjeidet. Ha nem fontos: töröld azonnal (sőt, a spameket azonnal jelöld is spamnek, hogy többet ne kapj hasonlót).

Ha 2 percnél többet nem vesz igénybe az emaillel járó munka: végezd el. Miért halogatnád? Ezután archiváld az emailt.

Ha nem a te feladatod: delegáld, és a to do listádra ez követendő feladatként kerüljön fel, azaz később ellenőrizned kell, hogy a delegált feladat jó kezekben van-e.

Ha nagyobb időt vesz igénybe: iktasd az emailt, illetve halaszd későbbre. Ezt többféleképpen is megteheted – például beteheted egy “elvégzendő feladatok” mappába a postafiókodon belül. A lényeg, hogy az inboxodból kerüljön ki!


3. Legyenek elmentett szövegmintáid a hasonló, ismétlődő emailekre

Olyan, mint az automatikus válasz, csak más helyzetekben, például amikor több ügyfél hasonló igényekkel fordul hozzád.


4. Használj szűrőket

Hogy a sok hasonló email ugyanabban a mappában landoljon, és így ne kelljen felváltva válaszolgatnod a családi és az üzleti témában érkező mailekre.


5. Iratkozz le a hírlevelekről.

Vagy ha ragaszkodsz egy hírlevélhez, használj ezeknél is szűrőt, hogy ne a beérkező levelek mappádban találkozz velük, hanem kényelmesen kinyithasd őket, amikor ráérsz.


6. Az emailjeid legyenek rövidek és lényegre törőek

Nem, ez nem udvariatlanság. Minél rövidebbek az emailek, annál könnyebb követni a hosszú beszélgetést és kevesebbet kell visszagörgetni is.


7. Semmiről ne kapj értesítést a telefonodon vagy a desktopodon

Kivéve, ha helpdesk területen dolgozol vagy más okból része a foglalkozásodnak, hogy azonnal válaszolj az emailekre. Ebben az esetben persze ez a cikk nem is vonatkozik rád. :) Mindenki másnak azt tanácsoljuk, hogy kapcsolják ki az összes értesítést, ne jöjjenek felugró ablakok a számítógépük vagy a telefonjuk képernyőjén kábé semmiről. Úgyis nézel emailt – egy felbukkanó értesítés esetében nagyon nehéz megállni, hogy rákattints.


8. Mindig a napnak ugyanabban a szakában nézz emailt

És mindig ugyanannyi időt szánj rá. Egy idő után beáll magától, hogy mennyi időre van szükséged. Alkalmazd a 2. pontban felvázolt Töröld – Végezd el – Delegáld – Iktasd rendszert amit nem végeztél el azonnal, az szerepeljen konkrét feladatként a teendőlistádon. (Tehát az már nem számít emailezésnek.) Lejárt az erre szánt időd és még mindig rengeteg elolvasandó emailed van? Ne hibáztasd magad – az ilyesmi nem megy elsőre és nem sikerülhet minden nap, egyszer-kétszer megteheted, hogy nem marad teljesen üresen az inboxod.

Napi horoszkóp augusztus 18.: a Bikák fontos döntés előtt állnak, az Oroszlánok bonyolult ügyet oldanak meg

Hétvégén se feledkezz meg a horoszkópodról, hisz a csillagok ismét izgalmas üzeneteket küldtek!

A legötletesebb DIY suliscuccok iskolakezdésre, ha spórolnál egy keveset

Az iskolakezdés nem csak a szülőket és a gyerekeket, de a pénztárcát is igencsak leterheli. Ha idén ősszel spórolnál valamennyit miközben tök jól szórakozol a gyerkőcökkel, van néhány remek tippünk!

Magyar lelet A Világ Múmiái kiállítás legérdekesebb szenzációja

Tudtad, hogy ennek az utazó kiállításnak az egyik legérdekesebb szekciója a természetes módon mumifikálódott váci múmiából áll?

A legkedvesebb filmjeink, amikben felcsendülnek Aretha Franklin ikonikus dalai

Aretha Franklinre, a soul királynőjére emlékezünk most, a számunkra legkedvesebb dalaival és a legkedvesebb filmjeinkkel, amelyben felcsendültek.

Te hány hét, hónap vagy év alatt jutsz el a szakításig?

Ha a szerelem helyébe egymás rombolása lép, csak idő kérdése a szakítás – vélnénk. De a „se vele, se nélküle” állapotban éveken át, sőt, akár örökre megragadhat egy kapcsolat.

Idén nem csak mi, a mozgássérültek is szuper helyről nézhetik a budapesti tűzijátékot!

Nem tudod, hogy idén honnan érdemes nézned a tűzijátékot és hogy milyen járművel tudod majd megközelíteni a helyszínt? Akkor segítünk! Abban az esetben pedig, ha van mozgássérült ismerősöd, továbbítsd neki is cikkünket, tudniillik idén végre rájuk is gondoltak!

Napi horoszkóp augusztus 17.: a Szüzek teljesen új dologban próbálhatják ki magukat, a Skorpiók lenyűgözhetik a környezetüket

A hét utolsó munkanapján is érdemes néhány percet szánnod a horoszkópodra, hisz a csillagok ismét üzentek!

Meghalt Aretha Franklin

A világ egyik legkülönlegesebb hangú énekesnője, Aretha Franklin hosszú betegség után 76 évesen elhunyt.

Hány éves kortól "ér" otthon hagyni a gyereked? 3 anyukát kérdeztünk

Egy hazai kutatás* szerint a magyar szülők többsége 10-13 évesen hagyná otthon először felügyelet nélkül gyermekét, szabadidős programra pedig csak 14 éves kor felett engednék el őket egyedül. Jól hangzik, csak épp a magyar szülők többsége dolgozik.

Cukkinit a zöldborsófőzelékbe?! De még mennyire!

Így lesz természetesebb módon szénhidrátszegényebb és még finomabb zöldborsófőzeléked.

Te vagy a legjobb barátod? Akkor ne mondd magadra, hogy „jaj, de hülye vagyok"

Iskolás srácok ballagnak az utcán. – Akkora egy barom vagyok! – mondja a középső, egy szimpatikusan torzonborz kölyök. Nagyot csap a kezében cipelt hátizsákra. – Tudtam a megoldást, mégis elszúrtam a dogát! – Ekkora idiótát még nem látott a világ – vicsorogja, és dühös futással köszönés nélkül maga mögött hagyja a többieket.

A dinnyemag az új chia: finom, egészséges és még fogyaszt is!

Kétféle ember létezik: az egyik, aki megeszi a dinnyemagot, a másik, aki vagy versenyt csinál a köpködésükből vagy kifejezetten a mag nélküli példányokat keresik. De azzal valószínűleg egyikük sincs tisztában, hogy a dinnyemag fogyasztása mennyire egészséges!

Így nevelem a három fiamat arra, hogy egyenlőnek tekintsék magukat a nőkkel

Én csak elmondtam egy sztorit a gyerekemről a szerkesztőségben, erre most írhatok arról, hogyan neveljünk fiúkat úgy, hogy természetes legyen számukra a nemek egyenlősége.

Napi horoszkóp augusztus 15.: az Ikrek nagyon közel vannak a céljukhoz, a Szüzek pontot tehetnek egy bizonyos ügy végére

Ma is érdemes néhány percet szánnod a horoszkópodra, hisz a csillagok ismét üzentek!

Keleti cukkini-uborka saláta

5 perc alatt összedobható isteni saláta cukkini (és uborka) függőknek.

Életem könyvei: Fekete Ernő

Színész. A Budapesti Katona József Színház tagja. Jászai Mari-díjas és érdemes művész, többször elnyerte a Színikritikusok Díját.

Gyümölcspizza és társai: meglepően finom gyümölccsel megbolondított ételek

Én személy szerint sajnos nem igazán vagyok oda a gyümölcsökért. Oké, ez így nem teljesen igaz, hiszen finomnak találom őket, de valahogy mégsem jut eszembe soha megenni egy almát, barackot vagy akár egy szelet dinnyét, csak ha kényszerítenek rá vagy ha belecsempészem őket valamilyen ételbe.

5 tökéletes ajándékötlet borimádó barátaidnak

Időről-időre aktualitást nyer, hogy borimádó barátainkat egy-egy egészen különleges, témába vágó aprósággal lepjük meg. Ugyanakkor ne lepődjünk meg azon, ha keresgélés közben mi magunk is elcsábulunk egy-egy csábos boros kiegészítő láttán. Íme, 5 tökéletes kiegészítő, mellyel bármikor örömet szerezhetünk borrajongó barátainknak (vagy akár saját magunknak).

DIY öntözőrendszer nyaralásra, otthon hagyott növényeidnek

Leruccánnál az augusztus 20-i hosszú hétvégén a Balatonra vagy hosszabb külföldi nyaralást tervezel? Mielőtt nekiindulsz nem árt készítened egy tervet, hogy mi lesz addig a növényeiddel, amíg te távol vagy. Most adunk néhány tippet az öntözésükre!

Kövess minket

Most 3 lapszám csupán 1.185 Ft-ért rendelhető elő!

Csak 1185 Ft

Weboldalunkon cookie-kat használunk annak érdekében, hogy jobban megismerjük a felhasználói viselkedést és érdeklődést, valamint ezek segítségével személyre szabjuk és javítsuk a reklámokat. Weboldalunk használatával ezen feltételeket ön automatikusan elfogdja. További információkat az adatkezelési tájékoztatóban olvashat.
Megértettem