Így nullázd le az emailes inboxodat minden áldott nap: 8 tipp

Így nullázd le az emailes inboxodat minden áldott nap: 8 tipp
Forrás: Instagram

Ha tetszett ez a cikk, oszd meg barátaiddal, ismerőseiddel!

V

Veled is előfordult már, hogy elúszott az egész napod az emailezés következtében és úgy érzed, semmi lényegeset nem vittél véghez? Segítünk tudatosabban kezelni a postafiókodat.

Naponta több tucat vagy akár több száz emailt kapunk, és ezek többsége nemcsak elolvasásra való, hanem konkrét cselekvést is igényel. Van olyan, amire elég egy gyors “oké” válasz, és léteznek olyan emailek, amelyekben megoldandó probléma található, és ez eddig nem szerepelt a napi todo listádban. De hogyan lehet így dolgozni?

Kép

Egy Amerikában végzett kutatás szerint az emberek a munkaidejük átlagosan 28 százalékát töltik emailezéssel, egy másik szerint akár 6-7 óra is elmegy azzal egy nap, hogy valaki emaileket olvas. Ez egy héten akár 30-35 óra, ha csak a munkanapokat számoljuk – és egy évben? Nem kell kenni-vágni a matekot ahhoz, hogy lássuk, mennyi időnk megy el az emailek (és Facebook-üzenetek) olvasgatásával, az azokra való válaszolgatással. Az emailezés valódi teher, elveszi az időnket a valódi munkától, csökkenti a produktivitásunkat, kiváltképp akkor, ha valamiért arra kényszerülünk, hogy minden újabb levél érkezésekor rezgésre legyen állítva a telefonunk.

Szóval az Inbox Zero, a nulla beérkező levél állapota sokunk számára csak álom. Nem is mindenkinél működik, hogy tényleg minden este azzal a megkönnyebbült tudattal térjen nyugovóra, hogy üres az inboxa. Nem lesz mindenki produktívabb tőle. De azért jó lenne, vagy nem? Szóval itt egy sor tipp arra, hogyan nullázzuk le a beérkező üzeneteink mappáját nap mint nap:

Olvasd el ezt is!

1. Az email-címeidre érkező valamennyi leveleket egyazon postafiókba irányítsd át

A gmail-ben például azt is beállíthatod, hogy ettől még a céges email-címed szerepeljen a válaszod feladójaként.

Kép

2. Töröld – Végezd el – Delegáld – Iktasd

Szortírozd az emailjeidet. Ha nem fontos: töröld azonnal (sőt, a spameket azonnal jelöld is spamnek, hogy többet ne kapj hasonlót).

Ha 2 percnél többet nem vesz igénybe az emaillel járó munka: végezd el. Miért halogatnád? Ezután archiváld az emailt.

Ha nem a te feladatod: delegáld, és a to do listádra ez követendő feladatként kerüljön fel, azaz később ellenőrizned kell, hogy a delegált feladat jó kezekben van-e.

Ha nagyobb időt vesz igénybe: iktasd az emailt, illetve halaszd későbbre. Ezt többféleképpen is megteheted – például beteheted egy “elvégzendő feladatok” mappába a postafiókodon belül. A lényeg, hogy az inboxodból kerüljön ki!


3. Legyenek elmentett szövegmintáid a hasonló, ismétlődő emailekre

Olyan, mint az automatikus válasz, csak más helyzetekben, például amikor több ügyfél hasonló igényekkel fordul hozzád.


4. Használj szűrőket

Hogy a sok hasonló email ugyanabban a mappában landoljon, és így ne kelljen felváltva válaszolgatnod a családi és az üzleti témában érkező mailekre.


5. Iratkozz le a hírlevelekről.

Vagy ha ragaszkodsz egy hírlevélhez, használj ezeknél is szűrőt, hogy ne a beérkező levelek mappádban találkozz velük, hanem kényelmesen kinyithasd őket, amikor ráérsz.


6. Az emailjeid legyenek rövidek és lényegre törőek

Nem, ez nem udvariatlanság. Minél rövidebbek az emailek, annál könnyebb követni a hosszú beszélgetést és kevesebbet kell visszagörgetni is.


7. Semmiről ne kapj értesítést a telefonodon vagy a desktopodon

Kivéve, ha helpdesk területen dolgozol vagy más okból része a foglalkozásodnak, hogy azonnal válaszolj az emailekre. Ebben az esetben persze ez a cikk nem is vonatkozik rád. :) Mindenki másnak azt tanácsoljuk, hogy kapcsolják ki az összes értesítést, ne jöjjenek felugró ablakok a számítógépük vagy a telefonjuk képernyőjén kábé semmiről. Úgyis nézel emailt – egy felbukkanó értesítés esetében nagyon nehéz megállni, hogy rákattints.


8. Mindig a napnak ugyanabban a szakában nézz emailt

És mindig ugyanannyi időt szánj rá. Egy idő után beáll magától, hogy mennyi időre van szükséged. Alkalmazd a 2. pontban felvázolt Töröld – Végezd el – Delegáld – Iktasd rendszert amit nem végeztél el azonnal, az szerepeljen konkrét feladatként a teendőlistádon. (Tehát az már nem számít emailezésnek.) Lejárt az erre szánt időd és még mindig rengeteg elolvasandó emailed van? Ne hibáztasd magad – az ilyesmi nem megy elsőre és nem sikerülhet minden nap, egyszer-kétszer megteheted, hogy nem marad teljesen üresen az inboxod.

Alapanyagok a tojáson és liszten túl, amiket érdemes otthon tartanod, ha gyorsan össze kellene ütnöd valami finomat

Neked mi van a hűtődben? És a kamrádban? Ja, hogy nincs is kamrád? Sebaj, nekem sincs, ettől még számtalan olyan ételt szoktam előre bespájzolni, ami kis helyet foglal, sokáig eláll, és amiből számtalanféle kaját összedobhatok pillanatok alatt, ha épp beüt a krach. Következzen most az én szupertitkos túlélő alapanyaglistám, ami bármikor jól jöhet neked is.

Egész hétvégén ingyen lehet letölteni 250 mesét

Április 22-én éjfélig korlátlanul áraszthatod el gyermekedet digitális mesékkel.

Megjelent az Éva magazin májusi száma – természetesen idén is JOY-napok kuponfüzettel!

Hány évesek a gyerekeid? Túl vagy már a leváláson, elengedésen? Hogy ment? Vagy még csak most jön? A májusi Éva több összeállításban is foglalkozik ezzel a bonyolult témával.

Le a nejlonzacskóval és társaival! Piknikezz környezettudatosan a Föld napján (és persze egész évben)

Ha nincs még programod a hétvégére, ajánlunk neked egyet! Föld napja alkalmából, vagy csak mert szuper idő lesz és tök jó, hogy végre időt tölthetünk a szabadban anélkül, hogy megfagynánk, piknikezz! Hogy hova menjetek, mit vigyetek magatokkal és mit egyetek mindeközben, mi már kitaláltuk. Neked csupán annyi dolgod lesz, hogy meghívd a barátaidat erre a szuper programra.

Itthon nyaralni kúl! Komolyan! Íme 7 meghitt, természetközeli hazai úticél

Neked a Balaton a Riviéra? Nekünk is. Továbbá a Galyatető a mi Kilimandzsárónk, a Szigetköz pedig az Amazonasunk. És még sorolhatnánk. Tudjátok mit? Soroljuk is!

15 trükk, hogy te is igazi Jedi lehess a konyhában

Ha úgy érzed, hogy a konyhai rutin hiánya miatt rengeteg időt, pénzt és energiát pazarolsz el, vagy csak nyitott vagy egy-két tippre és trükkre, ez a cikk neked szól! A most következő praktikák nagy részét pillanatok alatt elsajátíthatod, és biztos vagyok benne, hogy némelyiknél még a homlokodhoz is csapsz majd, hogy miért nem jutott neked ez korábban eszedbe.

Cigány utakon – hét magyar romafilm, ami elgondolkodtat vagy megnevettet, de legalábbis tágítja a látóköröd

Április 12-én mutatták be Bogdán Árpád új filmjét, a Genezist, a premier kapcsán pedig összegyűjtöttünk plusz hat emlékezetes alkotást, amely a cigányság helyzetéről tudósít különböző módokon és formákban.

Kovásztól a fonásig – megpróbáltam ellesni Szabi, a pék titkát

A Király utcai Panificio il Basilicoban már javában folyt a munka, amikor szombaton délben megérkeztem, hogy gyenge amatőrként belessek Szabadfi Szabolcs, vagyis Szabi, a pék életébe...

Honnan származik a parafadugó szagolás hagyománya?

Biztosan nem ismeretlen számodra sem az a szokás, hogy az étteremben, amikor a vendég kinyittat egy üveg bort, a felszolgáló megmutatja a dugót, és a vendég megszagolja. Ez a jelenet olyan megszokottá vált, hogy bár sokan ismerik a szokást, kevesen tudják, mit is jelent valójában és miért alakult ki. Épp ezért most elmondjuk.

Egy IT-s mindennapjai, avagy 8 dolog, amit csak egy IT-s érthet

Legyen szó programozóról, szoftvertesztelőről vagy bármilyen, IT szakmában dolgozóról, az alábbi dolgok biztosan ismerősek lesznek számukra, hiszen többségük minden nap találkozik ezekkel a munkájuk során.

Környezettudatos ruhák halászhálóból? Lehetséges! AZ Éva magazin múzsája, Epres Panni mutatja be az új H&M Conscious Exclusive kollekciót - VIDEÓ

Epres Panni, az Éva magazin egyik örök múzsája mutatja be a légies és elegáns H&M Conscious Exclusive ruhákat, amikről szinte el sem hinnénk, ha nem tudnánk, hogy halászhálókból és más nejlonhulladékból készültek.

Te ettél valaha földet? Ha nem, ezt a szuper gyors „Száz év magány ”csokis desszertet ki kell próbálnod!

Ma 4 éve, hogy 87 éves korában elhunyt a Nobel-díjas kolumbiai író, Gabriel García Márquez, akinek többek között olyan remekműveket köszönhetünk, mint a Szerelem a kolera idején, A szerelemről és más démonokról, vagy a Száz év magány. Mivel ez egy igen jeles dátum, és amúgy is egész nap egyedül voltam itthon, egy finom desszert pedig mindig jól jön, elkészítettem egy igazi irodalmi ínyencséget: az általam csak „száz év magány”-ra keresztelt mennyei csokis-pohárdesszertet.

„Ilyenkor már nem gondolunk arra, hogy a magánéletünket játsszuk” – interjú Járó Zsuzsa és Kovács Patrícia színészekkel

Több mint két évtizede találkoztak először: egyszerre lettek az Új Színház stúdiósai, aztán egyszerre vették fel őket a Színművészeti Egyetemre (akkor még főiskolára), Máté Gábor osztályába. Azóta számtalanszor játszottak együtt, de azt mondják, hogy sokáig rendre elkerülték egymást, és a külön töltött idő is meghatározó volt. Jelenleg két közös bemutatójuk is van gyors egymásutánban. Együtt beszélgettünk a két színésznővel, Járó Zsuzsával és Kovács Patríciával.

Enni vagy főzni? Hűteni vagy nem hűteni? 7 tévhit a konyhából, amit valószínűleg te is rosszul tudsz

Mindenkinek megvannak a maga hétköznapi rutinjai, és praktikái a konyhában, amit vagy maga alakított ki az évek során, vagy hallott valakitől, vagy automatikusan ugyanúgy végzi el ezeket a feladatokat, mint szülei vagy nagyszülei. Néha azért nem árt elfogadni néhány jó tanácsot pár hozzáértőtől, még akkor sem, ha vakon megbízol a szüleidben. Következzenek most azok a tévhitek, amiket a legtöbben rosszul tudnak és csinálnak!

Kövess minket

Éves előfizetéssel most az Utazó különszámunkat is megkapod, és 6950 Ft helyett csak 3950 Ft-t fizetsz.

Csak 3950 Ft