Így nullázd le az emailes inboxodat minden áldott nap: 8 tipp

Így nullázd le az emailes inboxodat minden áldott nap: 8 tipp
Forrás: Instagram

Ha tetszett ez a cikk, oszd meg barátaiddal, ismerőseiddel!

V

Veled is előfordult már, hogy elúszott az egész napod az emailezés következtében és úgy érzed, semmi lényegeset nem vittél véghez? Segítünk tudatosabban kezelni a postafiókodat.

Naponta több tucat vagy akár több száz emailt kapunk, és ezek többsége nemcsak elolvasásra való, hanem konkrét cselekvést is igényel. Van olyan, amire elég egy gyors “oké” válasz, és léteznek olyan emailek, amelyekben megoldandó probléma található, és ez eddig nem szerepelt a napi todo listádban. De hogyan lehet így dolgozni?

Kép

Egy Amerikában végzett kutatás szerint az emberek a munkaidejük átlagosan 28 százalékát töltik emailezéssel, egy másik szerint akár 6-7 óra is elmegy azzal egy nap, hogy valaki emaileket olvas. Ez egy héten akár 30-35 óra, ha csak a munkanapokat számoljuk – és egy évben? Nem kell kenni-vágni a matekot ahhoz, hogy lássuk, mennyi időnk megy el az emailek (és Facebook-üzenetek) olvasgatásával, az azokra való válaszolgatással. Az emailezés valódi teher, elveszi az időnket a valódi munkától, csökkenti a produktivitásunkat, kiváltképp akkor, ha valamiért arra kényszerülünk, hogy minden újabb levél érkezésekor rezgésre legyen állítva a telefonunk.

Szóval az Inbox Zero, a nulla beérkező levél állapota sokunk számára csak álom. Nem is mindenkinél működik, hogy tényleg minden este azzal a megkönnyebbült tudattal térjen nyugovóra, hogy üres az inboxa. Nem lesz mindenki produktívabb tőle. De azért jó lenne, vagy nem? Szóval itt egy sor tipp arra, hogyan nullázzuk le a beérkező üzeneteink mappáját nap mint nap:

Olvasd el ezt is!

1. Az email-címeidre érkező valamennyi leveleket egyazon postafiókba irányítsd át

A gmail-ben például azt is beállíthatod, hogy ettől még a céges email-címed szerepeljen a válaszod feladójaként.

Kép

2. Töröld – Végezd el – Delegáld – Iktasd

Szortírozd az emailjeidet. Ha nem fontos: töröld azonnal (sőt, a spameket azonnal jelöld is spamnek, hogy többet ne kapj hasonlót).

Ha 2 percnél többet nem vesz igénybe az emaillel járó munka: végezd el. Miért halogatnád? Ezután archiváld az emailt.

Ha nem a te feladatod: delegáld, és a to do listádra ez követendő feladatként kerüljön fel, azaz később ellenőrizned kell, hogy a delegált feladat jó kezekben van-e.

Ha nagyobb időt vesz igénybe: iktasd az emailt, illetve halaszd későbbre. Ezt többféleképpen is megteheted – például beteheted egy “elvégzendő feladatok” mappába a postafiókodon belül. A lényeg, hogy az inboxodból kerüljön ki!


3. Legyenek elmentett szövegmintáid a hasonló, ismétlődő emailekre

Olyan, mint az automatikus válasz, csak más helyzetekben, például amikor több ügyfél hasonló igényekkel fordul hozzád.


4. Használj szűrőket

Hogy a sok hasonló email ugyanabban a mappában landoljon, és így ne kelljen felváltva válaszolgatnod a családi és az üzleti témában érkező mailekre.


5. Iratkozz le a hírlevelekről.

Vagy ha ragaszkodsz egy hírlevélhez, használj ezeknél is szűrőt, hogy ne a beérkező levelek mappádban találkozz velük, hanem kényelmesen kinyithasd őket, amikor ráérsz.


6. Az emailjeid legyenek rövidek és lényegre törőek

Nem, ez nem udvariatlanság. Minél rövidebbek az emailek, annál könnyebb követni a hosszú beszélgetést és kevesebbet kell visszagörgetni is.


7. Semmiről ne kapj értesítést a telefonodon vagy a desktopodon

Kivéve, ha helpdesk területen dolgozol vagy más okból része a foglalkozásodnak, hogy azonnal válaszolj az emailekre. Ebben az esetben persze ez a cikk nem is vonatkozik rád. :) Mindenki másnak azt tanácsoljuk, hogy kapcsolják ki az összes értesítést, ne jöjjenek felugró ablakok a számítógépük vagy a telefonjuk képernyőjén kábé semmiről. Úgyis nézel emailt – egy felbukkanó értesítés esetében nagyon nehéz megállni, hogy rákattints.


8. Mindig a napnak ugyanabban a szakában nézz emailt

És mindig ugyanannyi időt szánj rá. Egy idő után beáll magától, hogy mennyi időre van szükséged. Alkalmazd a 2. pontban felvázolt Töröld – Végezd el – Delegáld – Iktasd rendszert amit nem végeztél el azonnal, az szerepeljen konkrét feladatként a teendőlistádon. (Tehát az már nem számít emailezésnek.) Lejárt az erre szánt időd és még mindig rengeteg elolvasandó emailed van? Ne hibáztasd magad – az ilyesmi nem megy elsőre és nem sikerülhet minden nap, egyszer-kétszer megteheted, hogy nem marad teljesen üresen az inboxod.

Tovább olvasok
Találd meg a tökéletes csomagolást: 7 ötlet, hogy ne csak a beltartalommal, hanem a küllemmel is lenyűgözd a szeretteidet

Oké, tudjuk, hogy a csomag belseje rejti a lényeget, de az ajándékok borítása éppen olyan, mint egy szépen tálalt étel: már a látványtól izgatottak leszünk, hiszen sejteti mire számíthatunk. Éppen ezért nagyon fontos, hogy hangsúlyt fektessünk a borításra is, nem csak a beltartalomra.

Na ki szeretne Lorelai és Rory asztalánál ebédelni?

Mert mostantól, legalábbis az ünnepek idejére, ez is lehetséges! Vendéglő készült ugyanis a Szívek szállodája hősnőinek híres Stars Hollow-i házából.

Kövess minket

ÉVA MAGAZIN 10 LAPSZÁM

Csak 3475 Ft

Weboldalunkon cookie-kat használunk annak érdekében, hogy jobban megismerjük a felhasználói viselkedést és érdeklődést, valamint ezek segítségével személyre szabjuk és javítsuk a reklámokat. Weboldalunk használatával ezen feltételeket ön automatikusan elfogdja. További információkat az adatkezelési tájékoztatóban olvashat.
Megértettem