Így nullázd le az emailes inboxodat minden áldott nap: 8 tipp

Így nullázd le az emailes inboxodat minden áldott nap: 8 tipp
Forrás: Instagram

Ha tetszett ez a cikk, oszd meg barátaiddal, ismerőseiddel!

V

Veled is előfordult már, hogy elúszott az egész napod az emailezés következtében és úgy érzed, semmi lényegeset nem vittél véghez? Segítünk tudatosabban kezelni a postafiókodat.

Naponta több tucat vagy akár több száz emailt kapunk, és ezek többsége nemcsak elolvasásra való, hanem konkrét cselekvést is igényel. Van olyan, amire elég egy gyors “oké” válasz, és léteznek olyan emailek, amelyekben megoldandó probléma található, és ez eddig nem szerepelt a napi todo listádban. De hogyan lehet így dolgozni?

Kép

Egy Amerikában végzett kutatás szerint az emberek a munkaidejük átlagosan 28 százalékát töltik emailezéssel, egy másik szerint akár 6-7 óra is elmegy azzal egy nap, hogy valaki emaileket olvas. Ez egy héten akár 30-35 óra, ha csak a munkanapokat számoljuk – és egy évben? Nem kell kenni-vágni a matekot ahhoz, hogy lássuk, mennyi időnk megy el az emailek (és Facebook-üzenetek) olvasgatásával, az azokra való válaszolgatással. Az emailezés valódi teher, elveszi az időnket a valódi munkától, csökkenti a produktivitásunkat, kiváltképp akkor, ha valamiért arra kényszerülünk, hogy minden újabb levél érkezésekor rezgésre legyen állítva a telefonunk.

Szóval az Inbox Zero, a nulla beérkező levél állapota sokunk számára csak álom. Nem is mindenkinél működik, hogy tényleg minden este azzal a megkönnyebbült tudattal térjen nyugovóra, hogy üres az inboxa. Nem lesz mindenki produktívabb tőle. De azért jó lenne, vagy nem? Szóval itt egy sor tipp arra, hogyan nullázzuk le a beérkező üzeneteink mappáját nap mint nap:

Olvasd el ezt is!

1. Az email-címeidre érkező valamennyi leveleket egyazon postafiókba irányítsd át

A gmail-ben például azt is beállíthatod, hogy ettől még a céges email-címed szerepeljen a válaszod feladójaként.

Kép

2. Töröld – Végezd el – Delegáld – Iktasd

Szortírozd az emailjeidet. Ha nem fontos: töröld azonnal (sőt, a spameket azonnal jelöld is spamnek, hogy többet ne kapj hasonlót).

Ha 2 percnél többet nem vesz igénybe az emaillel járó munka: végezd el. Miért halogatnád? Ezután archiváld az emailt.

Ha nem a te feladatod: delegáld, és a to do listádra ez követendő feladatként kerüljön fel, azaz később ellenőrizned kell, hogy a delegált feladat jó kezekben van-e.

Ha nagyobb időt vesz igénybe: iktasd az emailt, illetve halaszd későbbre. Ezt többféleképpen is megteheted – például beteheted egy “elvégzendő feladatok” mappába a postafiókodon belül. A lényeg, hogy az inboxodból kerüljön ki!


3. Legyenek elmentett szövegmintáid a hasonló, ismétlődő emailekre

Olyan, mint az automatikus válasz, csak más helyzetekben, például amikor több ügyfél hasonló igényekkel fordul hozzád.


4. Használj szűrőket

Hogy a sok hasonló email ugyanabban a mappában landoljon, és így ne kelljen felváltva válaszolgatnod a családi és az üzleti témában érkező mailekre.


5. Iratkozz le a hírlevelekről.

Vagy ha ragaszkodsz egy hírlevélhez, használj ezeknél is szűrőt, hogy ne a beérkező levelek mappádban találkozz velük, hanem kényelmesen kinyithasd őket, amikor ráérsz.


6. Az emailjeid legyenek rövidek és lényegre törőek

Nem, ez nem udvariatlanság. Minél rövidebbek az emailek, annál könnyebb követni a hosszú beszélgetést és kevesebbet kell visszagörgetni is.


7. Semmiről ne kapj értesítést a telefonodon vagy a desktopodon

Kivéve, ha helpdesk területen dolgozol vagy más okból része a foglalkozásodnak, hogy azonnal válaszolj az emailekre. Ebben az esetben persze ez a cikk nem is vonatkozik rád. :) Mindenki másnak azt tanácsoljuk, hogy kapcsolják ki az összes értesítést, ne jöjjenek felugró ablakok a számítógépük vagy a telefonjuk képernyőjén kábé semmiről. Úgyis nézel emailt – egy felbukkanó értesítés esetében nagyon nehéz megállni, hogy rákattints.


8. Mindig a napnak ugyanabban a szakában nézz emailt

És mindig ugyanannyi időt szánj rá. Egy idő után beáll magától, hogy mennyi időre van szükséged. Alkalmazd a 2. pontban felvázolt Töröld – Végezd el – Delegáld – Iktasd rendszert amit nem végeztél el azonnal, az szerepeljen konkrét feladatként a teendőlistádon. (Tehát az már nem számít emailezésnek.) Lejárt az erre szánt időd és még mindig rengeteg elolvasandó emailed van? Ne hibáztasd magad – az ilyesmi nem megy elsőre és nem sikerülhet minden nap, egyszer-kétszer megteheted, hogy nem marad teljesen üresen az inboxod.

Ezt az egy dolgot mindenképpen meg kell tenned a bőröddel, ha leesik a hó

A bőröd meg fogja köszönni neked, rövid- és hosszútávon egyaránt.

Gyász: 37 évesen elhunyt Fábián Juli énekesnő

Juli nyáron jelentette be, hogy ideiglenesen visszavonul, mert a gyógyulására kell koncentrálnia.

Téged sosem érintett a bullying? Nézd meg ezt a szenvedélyes videót és máshogyan fogod gondolni!

Ne görgess tovább: ez a téma annál jóval többet ér, minthogy máris elengedd!

8 minimál manikűrötlet karácsonyra

Egy ilyen minimál lakkal nemcsak az ünnepeket, hanem még az első néhány munkanapot is kibírhatod az újévben.

Nagyvárosban élsz, sokat dolgozol, stressznek vagy kitéve? Ha bármelyik igaz rád, így tarts kényeztető bőrpihentetést az ünnepek alatt

Hagyd a bőrödet is ünnepelni! Ilyen trükkökkel pihentetheted a rohanós hétköznapok után.

Az Oscar-jelölés előszobájában a Testről és lélekről – érdekesen alakul a mezőny

Enyedi Ildikó az egyetlen női rendező a kilenc döntős között.

Csak szeretetből érdemes – Interjú Korpás Krisztinával

19, 16, 9 – három fiú. Nem szerepelnek pletykalapokban, és az apjuk, Tilla sztársága miatt sose lennének hajlandóak kamera elé állni, de az anyjuk kedvéért most igent mondtak. Interjú az Éva január–februári lapszámából.

Barna foltok jelentek meg az arcodon? Tudd meg, mi állhat a hátterében, és mit tehetsz ellene – 5 tipp

Előfordult már, hogy barna foltokat, ráncokat vagy más bőrhibákat vettél észre az arcbőrödön? Ha ilyesmit tapasztalsz, akkor azonnal cselekedned kell – el is mondjuk, hogy miért és mit tegyél.

Zöld út az egészséghez: a zöld turmixok 6 előnye + 3 szuper recept

Ha a gyors méregtelenítés és a jobb közérzet a cél, válassz egy jó zöld turmixot!

3 húsétel mennyei salátával az ünnepi asztalra

Nem kell lemondanod a finom húsételekről az ünnepek alatt sem! Készíts hozzájuk ízletes salátákat, így tedd könyedebbé a fogásokat!

15 helyzet, amit csak az ért, aki karácsonykor is dolgozik

Már meg sem próbálod elképzelni, hogyan lehetne egy pihenőnapod is a szeretet ünnepén.

Napi horoszkóp december 15.: az Ikrek vállalják a véleményüket, az Oroszlánok nagy nyomás alól szabadulnak fel

A hét utolsó munkanapján se feledkezz meg a horoszkópodról, hisz a csillagok mára is izgalmas üzeneteket küldtek!

Megjelent az ÉVA január–februári száma, nézz bele!

Mint mindenki, az elmúlt hetekben mi is sokat beszélgettünk a zaklatási ügyekről, és ezzel kapcsolatban a nők és a férfiak felelősségéről. Vajon mikor válik természetessé, hogy intim kapcsolat csak kölcsönös beleegyezésen alapulhat, hogy a másik teste nem kisajátítható, hogy a hatalmi pozíció nem mindenre jogosít fel? Vajon a mi gyerekeink már más világban élnek majd? A te fiad hogyan viselkedik majd a nőkkel?

Top 5 gluténmentes sütirecept

Ebben a gyűjteményben ínycsiklandó gluténmentes sütirecepteket találsz.

„Hogy megértsék, mit jelent: szívd fel, begyem, a sok vizet” – Horváth Dorka, a BOOKR Kids alapítója

Horváth Dorka író és közgazdász 2015-ben alapított egy startupot, amelynek azóta többezres olvasótábora van itthon és külföldön is. A BOOKR Kids egy mesetár-alkalmazás, amelyet mobilon és tableten lehet használni; a benne szereplő mesék olvashatók, hallgathatók, színes-szagos animációval rendelkeznek és minden egyes történethez fejlesztőjáték is tartozik. Dorka mindezzel együtt nem számít arra, hogy örökre búcsút kellene mondanunk a papírra nyomtatott könyveknek. Interjú.

DIY ajándékok a gyerkőctől apának – 9 egyedi ötlet

De mit kapjon apa karácsonyra? Nos, akár ezek közül bármelyiket!

Hogy miért tűrik el ennyien és ilyen sokáig a szexuális zaklatást? Salma Hayek borzalmas Harvey Weinstein-történetéből kiderül...

A producer folyamatosan zaklatta a színésznőt, aki rendre nemet mondott neki, mire Weinstein beteges feltételekhez kötötte, hogy befejezhessék a Frida című film forgatását. Ez a komplex történet nem sok kétséget hagyhat afelől, hogy a szexuális zaklatás munkahelyen nem csupán férfi és nő közötti játszma, hanem a hatalomgyakorlás eszköze, amelyet követően még az áldozatra nehezedik a mérlegelés terhe, hogy megéri-e továbbra is áldozatnak maradnia.

Kövess minket

Legyen stílusos új éved! Féléves Éva-előfizetéshez most féléves InStyle-előfizetést kapsz ajándékba!

Csak 2995 Ft