Nem vagyok rendezvényszervező, így hát nem szakmai szemmel közelítem meg ezt a témát. Épp ellenkezőleg: az a típusú résztvevő vagyok egy rendezvényen, aki már jó néhány privát buli megszervezésében részt vett, és szinte mindenhol kiszúrja a foghíjakat, hiányosságokat. Legutóbb két meglepetés születésnapi bulit is szerveztem a családomnak, barátaimnak, és azt hiszem nem túlzás azt állítanom, hogy minden egyes alkalommal valami új dolog jött velem szembe, ami miatt ha csak ideig-óráig is, de főhetett a fejem. Épp ezért született meg most ez a cikk, hogy segítségére legyek azoknak, akik nem akarják rendezvényszervezőre bízni a party, vagy összejövetel megszervezését és lebonyolítását, hanem inkább maguk vágnának bele a feladatba.

Sok más összetevője is van a jó rendezvénynek, de egy ilyen eseményen mindennek az alapja a megfelelő helyszín kiválasztása. Mielőtt nekivágsz, jó ha egyértelműsíted a kívánalmaidat, elvárásaidat, összegyűjtöd a legfőbb szempontokat, prioritásokat, és csak aztán kezdesz hozzá a kereséshez, egyeztetéshez. Én ezeket a lépéseket tartom elengedhetetlennek az általam szerezett események tanulságai alapján.

1. Mire van pontosan szükséged?

Először is ezt kell tisztáznod, mielőtt elkezdesz keresgélni a neten, vagy más módszerrel. Hányan lesztek? Kültéri, vagy beltéri megoldásra gondoltál? Megoldható-e egy helyen az esőhelyszín is? Mennyit kell utaznia a vendégeknek? Jól megközelíthető-e a helyszín? Ezek az alap kérdések, amelyeken érdemes elindulnod, és amiket fontos személyre szabottan kibővítened!

2. Milyenek az ajánlások, referenciák?

Ha szerencséd van, akkor a kiszemelt helyekről egy-két ismerősöd már tud nyilatkozni. A megbízható forrásból megosztott tapasztalatok segíthetnek a döntésben, és olyan dolgok is említésre kerülhetnek, amire addig esetleg nem is gondoltál. Ajánlások, javaslatok hiányában kérj referenciát a kiszemelt helyszínektől, böngészd át jól a netes oldalakat, fórumokat velük kapcsolatban!

3. Vedd figyelembe a vendégek igényeit!

Ott alvós buli lesz, vagy „csak” egy vacsorát, esetleg állófogadást tervezel? Minden körülményre, eshetőségre készülj fel; érdeklődj a felszereltséggel kapcsolatban; vegyél figyelembe minden lehetséges kényelmi szempontot, ami csak eszedbe jut!

4. Kérj több helyről ajánlatot!

Persze nem kell rengeteg helyről, csak amik első látásra, - jellemzően internetes találatra, - elnyerték a tetszésedet! Érdeklődj az igénybe vehető kedvezményekről, akciókról, csoportos engedményekről!

5. Végezz összehasonlítást!

Jó alaposan rágd át magad az ajánlatokon, kérdezz sokat és sokszor, minden részletnek próbálj meg a lehető legjobban utánajárni! Ha az árban kevésbé kedvező ajánlat nyeri is el jobban a tetszésedet, akkor is válaszd azt, amelyik megérzésed szerint jobban passzol az esemény jellegéhez! Maximum próbálj meg alkudni az árból!

6. Látogasd meg a helyszínt!

Talán ez a legfontosabb lépés. Soha ne vigyél vendégeket olyan helyre, amit előzőleg nem jártál be személyesen, amiről nem tudod biztosan, hogy megfelel-e majd nektek! A helyszínen beszélj a tulajdonossal, üzemeltetővel, vitasd meg az étkezéssel kapcsolatos kérdéseidet! Egyeztess a felszereltségről is: úgy mint hang, és - videótechnika, dekorációs lehetőségek, eszközök használata, konyhai felszereltség, stb.

7. Teszteld a rugalmasságot, segítőkészséget!

Olyan hellyel fölösleges tervezned, ahol nem tudod az irányításod alatt tartani a dolgokat. Tedd fel a „mi történik, ha...” kérdéseket, és várd meg milyen válaszokat kapsz rájuk! Puhatolózz kicsit a behozható ételekkel, italokkal, dugódíjjal kapcsolatban is, és meglátod mennyire rugalmasak az üzemeltetők! Ebből már érezni fogod, hogy érdemes-e velük bizonyos dolgokról tovább alkudozni, avagy sem.

Ha sikerült választanod és mindent jó alaposan leszervezned, akkor már csak az a dolgod, hogy ügyesen koordináld az eseményt, és persze, hogy élvezd is a munkád gyümölcsét!