Email-etikett, 2015: az emailezés 20 illemszabálya

Borítókép: Email-etikett, 2015: az emailezés 20 illemszabálya
Ezeket az alapelveket érdemes figyelembe venned, ha bármilyen eszközről emailezel.

1. Minél rövidebb, annál jobb.

Tisztelnünk kell mások idejét: ne hagyjuk, hogy neki kelljen kibogarásznia a szöveghalmazunkból a mondanivalónk lényegét. Amit nem muszáj beleírnunk a levélbe, azt linkeljük be külső forrásból vagy csatoljuk egy doksiban, vagy jelezzük, hogy lejjebb görgetve olvashatják a részleteket.

2. Mérlegelj, hogy mikor használod a "válasz mindenkinek" gombot.

Érdemes figyelni arra, hogy körlevelezés esetén ne csak a feladónak válaszolj (kivéve, ha ez a szándékod).

3. Soha ne hagyd üresen a "tárgy" mezőt.

És amit beleírunk, az szóljon arról, ami a levélben van. Ezzel is rengeteg energiát spórolunk meg a címzetteknek. Ne restelljünk átírni a tárgyat, ha megváltozott a levelezés topikja.

4. Hozd fel a régen elsüllyedt emailt...

...ha konkrétan ugyanazt a témát szeretnénk újra feleleveníteni. Így a levelezőpartnereink is könnyen fel tudják frissíteni az előzményeket.

[cikk=28487]

5. A megszólítás és az aláírás még nem ment ki a divatból.

Nyugodtan nyissuk és zárjuk a leveleinket a jól bevált módon. Ami működik, azon miért kellene változtatnunk?

6. Ne használd úton-útfélen a "sürgős" és "fontos" címkéket, beállításokat.

A legtöbb emailező már amúgyis immunis ezekre. Minél kifejezőbb a levél tárgya, annál valószínűbb, hogy elolvassák és reagálnak is rá.

7. Formázás csak a szükséges mértékben.

Ha puccos betűtípust vagy csini, mintás háttért használunk az emailjeinkben, nehezebb (lassabb)lesz a címzett gépének letölteni és olvasni azokat. Ráadásul az ilyen emailek kevésbé áttekinthetők. Az emailhez hasonló gyors üzenetekben az egyforma formátum a nyerő.

8. Vigyázz a nagy méretű csatolmányokkal.

Ma már a legtöbb emailező tudja, hogy 40MB-os fotóalbumot nem feltétlenül email csatolmányában kell elküldeni. Aki még nem használja aDropbox vagy a Mammutmail jellegű nagy fájlok megosztására kifejlesztett alkalmazásokat, annak javasoljuk, hogy kezdjen ismerkedni velük.

9. Védd a címzettjeid identitását.

Ha sok tucat ismerősünknek küldünk például meghívót, tegyük a címzetteket a bcc mezőbe, ahol nem láthatják egymást. A címzettek tömege az olvasást is nehezíti.

10. CSAK SEMMI CSUPA NAGYBETŰ ÉS SOK FELKIÁLTÓJEL!!!!!!

Ezek olyan hatást keltenek, mintha kiabálnál a címzettel. A túl sok szmájli vagy emoji is kerülendő.

11. Ha figyelmeztető emailt kapsz egy látszólag ismerős szolgáltatótól...

...ne kövesd az utasításait, amíg meg nem győződtél róla, hogy nem hoax (valószínűleg az).

12. A helyesírás és a nyelvhelyesség sem ment ki a divatból.

Tényleg nem. Próbálj meg minél jobban ügyelni ezekre a szempontokra, például helyesírás-ellenőrzőt használni (ez az okostelefonokban is van). Most szólunk, hogy az egyenlőre és a hírdetmény szavak helytelenek.Viszont: beszólogatni más emailezők helyesírási hibáira udvariatlanság.

13. Ha választ várnak, válaszolj.

Ha nem érsz rá válaszolni, írd meg, hogy nem érsz rá. És hogy mikor várható a részedről érdemi reakció. (Ha az exed zaklat, akkor ez a szabály nem érvényes.)

14. A zaklatókat és a spamelőket nyugodtan tiltsd le.

Vannak erre kifejlesztett szűrők. A te időd is ugyanolyan értékes, mint mindenki másé, nem beszélve az integritásodról.

15. Ha indulatos vagy, aludj rá egyet.

Soha ne küldj érzelmi kitöréseket emailben. Ezek nagyon könnyen félreérthetők. Már eltelt 5 perc a dührohamod óta, és úgy érzed, képes vagy higgadt emailre? Nem, nem vagy képes. Írd meg az emailt, de ne küldd el (ha lehet), térj vissza rá másnap. Valószínűleg a következő reggel ki fogod dobni az egészet és kezded elölről.

16. Mobilról kockázatosabb

Az autokorrekt beállítás miatt, amiatt, hogy nehezebb megnézni az előzményeket, egyben látni a sok megnyitott ablakot és alkalmazást, nem beszélve az ékezetek sokfélesègérôl... Az igazán fontos emaileket a laptopodról küldd.

17. Ha közösségi oldalon küldesz privát üzenetet...

...számíts rá, hogy a címzett nem olvassa el. Nem mindenki olvassa az ilyen üzeneteit. Ne vedd udvariatlanságnak: van, aki csak egy másik fajta emailt használ.

18. Rövidítsd le a linkeket.

Használj bit.ly vagy goo.gl alkalmazások által rövidített linkeket, hogy megkíméld az olvasókat a három-négy sor hosszúságú url-ektől.

19. FYI:érdemes tudatnod a címzettel, hogy nem még egy feladatot adsz neki, csak tájékoztatod.

Amelyik címzettnek nincs tevőleges dolga az általad küldött információval, azt tedd a cc: mezőbe. Ha az emailben olyan tartalom (is) szerepel, amely nem feladat, csak nem árt, ha tudják, akkor használd a FYI (for your information) rövidítést.

20. Mindig olvasd át még egyszer, mielőtt elküldenéd.

Van olyan emailezőrendszer, amelyben az elküldött emaileket pár másodpercen belül még vissza lehet vonni. Ha ilyet használsz, akkor is: nem lehetsz elég óvatos! Biztos, hogy mindenki szerepel a címzettek között, akinek az emailt szánod? Biztos, hogy csak ők szerepelnek? Csatoltad a fájlt, amit küldeni akarsz? Rengeteg buktató lehet. Még egyszer: nem lehetsz elég óvatos.

Fotók: Europress / Getty Images, giphy.com